אנחנו פשוט לא מספיקים שום דבר. אם רק הייתה לנו עוד שעה אחת ביממה, אם היו כמה תחומים שהם פחות חשובים. אבל הכל חשוב, הכל דחוף, הכל בזה הרגע. התחושה הזו כשאנחנו מפסידים או מניחים משהו בצד רק נעשית יותר ויותר כואבת. אז אם את הזמן אי אפשר להרחיב, אם יש לנו רק 24 שעות ביממה, את מה כדאי לנהל?
התשובה היא- האימפקט שלנו. תיעדוף עוזר לנו למקסם את ההשפעה שלנו על מה שבאמת חשוב, כך נוכל להבין מה אנחנו רוצים לעשות עכשיו עם הזמן הנתון שלנו. אז מה כל כך קשה בלעשות את זה? איך תיעדוף קורה בפועל בחיים שלנו? איך מגדירים יעדים ואיך מתעדפים באופן יומיומי? על כל זה דיברתי עם רן ארז, מנהל מוצר בכיר ב-Taboola ומקים קהילת Becoming Product Managers.
יאללה, בוא נמקסם את האימפקט שלנו!
הקשיים הגדולים בתיעדוף
תיעדוף היא קבלת ההחלטה על מה אנחנו עושים עכשיו ומה אנחנו לא עושים עכשיו – אנחנו כל הזמן מתעדפים את הדברים שחשובים לנו. כשאנחנו עושים בחירות קשות אנחנו הופכים את החיים לקלים, וכאשר אנחנו מחליטים החלטות קלות אנחנו מקשים על החיים שלנו. אי אפשר להימנע מתיעדוף, כי אם לא נתעדף בעצמנו החיים יובילו אותנו לתיעדוף שאנחנו לא שלמים איתו – אנחנו נתגלגל במקום לגלגל בעצמנו.
לדוגמה, כמנהלי מוצר מגיעים אלינו המון רעיונות ובקשות – פיתוח, לקוחות, מתחרים, ומכל המידע הזה אנחנו צריכים להחליט ולתעדף במה להתמקד, ואיך לבנות סיפור אחד קוהרנטי למוצר. מנהל מוצר כל יום בוחר במה להתקדם, והקושי הכי גדול הוא כשהתוצאה היא לא כמו שרצינו, כי אז אנחנו חושבים על כל ההחלטות השונות שהיינו יכולים לקבל שאולי היו מובילות לתוצאה אחרת.
באופן כללי, קשה לנו כבני אדם לנתק את ההחלטה מהתוצאה, אנחנו מאוד אוהבים להיות חכמים בדיעבד, אך גם החלטות טובות יכולות לגרום לתוצאות גרועות וחשוב להבין את זה. לא הכל נמצא בשליטתנו, אנחנו לא באמת יודעים מה יקרה בעתיד, אלא רק מנסים לנחש באופן כמה שיותר מושכל. ספר שאני קורא על מודלים של קבלת החלטות מעולם הפוקר מתייחס לכך בהרחבה.
איך תיעדוף נכנס לחיים הפרטיים שלנו?
ההחלטה לקדם דווקא את הפרוייקט הזה, ההחלטה לבלות זמן עם המשפחה או לצאת לטייל – בנוייה על תיעדוף של פעילויות בחיים שלנו בהרבה תחומים. בחיים המקצועיים שלנו ובבניית הקריירה אנחנו הרבה יותר מחושבים, כי אנחנו עוסקים בנושא זה בצורה רחבה וגם יש לנו הרבה דאטה להסתמך עליו- למשל חברים שעובדים בתפקידים שמעניינים אותנו. חישוב מסלול הקרייה שלנו נעשה בשקידה, בחשיבה מעמיקה, ובהתייעצות מתמדת עם מכרים ואנשים.
בניגוד לעולם העבודה ולקריירה, בתחומים נוספים כמו משפחה, בריאות ופנאי- אנחנו לא משקיעים את אותו מאמץ, ולפעמים תחומים אלה נשארים בצל ההתקדמות המקצועית שלנו. הבסיס של תיעדוף הוא איזשהו יעד שאליו אנו רוצים להגיע, ובתחומים כאלה שהם פחות מדידים זה הרבה יותר קשה.
רצוי לזכור שתיעדוף הוא מתמשך, לאורך כל החיים. כל פעם שיש דאטה שסותר את מה שאנחנו יודעים, אנחנו צריכים להתחיל מאפס ולתעדף מחדש. זה אומר שבסיטואציה בה שני דברים מתנגשים (למשל משימה חשובה מאוד בעבודה למול אימון ספורט) זה בלתי אפשרי להשתמש בכלל אצבע שהבאנו מהבית, אלא אנחנו צריכים להתייחס לכל סיטואציה מחדש. ככל שנתעדף יותר ויותר נוכל גם להשתפר בזה ולקבל החלטות טובות יותר.
איך מגדירים יעד?
תיעדוף תמיד מסתמך על יעדים – מהן הבעיות הכי כואבות שאנחנו רוצים לפתור. יש יעדים שהם מאוד מדידים – למשל להגיע למשרה X תוך Y שנים, לעבור דירה בשנה הקרובה. אבל יש יעדים שקשה מאוד להגדיר – למשל לבלות יותר זמן עם המשפחה.
הגדרת היעד מתחלקת ל-2: הגדרת היעד עצמו ("אני רוצה לבלות יותר זמן עם המשפחה"), ואיזשהו מדד, קו בחול, שנוכל לבדוק שאליו הגענו (למשל: "אני רוצה לבלות 5 שעות בשבוע עם המשפחה"). היעד המדיד חייב להיות שאפתני אך ישים, בהתייחס לנקודת המוצא שלנו. המטרה של היעד היא לא דווקא להצליח להגיע אליו, אלא להוות איזשהי "תחנת עצירה" כדי לבחון את ההתקדמות שלנו – האם כיוון ההתקדמות טוב לנו? אולי 5 שעות עם המשפחה זה מעט מידי? אולי זה קשה מידי ואנחנו צריכים להגדיר יעד ישים יותר?
לפעמים יש גם יעדים מאוד רחוקים שקשה לנו למדוד עכשיו, לדוגמה: להיות בריא בגיל מאוחר, לחסוך מספיק כסף לפנסיה. יעד רחוק כזה אנחנו חייבים לגזור ליעדי ביניים בדרך שיעזרו לנו להבין אם אנחנו בכיוון או לא. לדוגמה – לנסות לחשב כמה כסף יספיק לנו לפנסיה ולנתח את החיסכון השנתי, או לשפר את תוצאות בדיקות הדם שלנו שמעידות על בריאות.
איך מתעדפים?
כאן אפנה באופן ישיר לבלוגפוסט אורח של רן בבלוג של ליאור פרנקל, על 5 דברים שאפשר ללמוד ממנהלי מוצר, שם רן מציג את השיטה שהוא משתמש בה כדי לתעדף. המשך הקטע מצוטט ישירות מאותו בלוג פוסט.
"כשאני מנסה לתעדף את הדברים שאני רוצה וצריך לעשות, אני משתמש במתודולגיה מעולם ניהול המוצר שנקראית ICE , ראשי תיבות ל- Impact Confidence Ease ובעברית:
השפעה (I) – כמה השפעה אני חושב שתהיה ליוזמה הזו מ0-10.
ביטחון (C) – כמה אני בטוח שזו אכן תהיה ההשפעה של היוזמה מ0-10. בהקשר הזה ממליץ בחום על מאמר המעולה הבא (ספוילר: דעה אישית = 0.01).
קלות ביצוע (E) – לסיום, כמה קל יהיה להוציא את היוזמה הזו לפועל מ0-10. כאשר 1 זה על גבול ה״בלתי אפשרי״ ואילו 10 זה משהו שאתם יכולים ״לעשות מתוך שינה״.
לאחר שיש את כל המספרים, נכפיל את שלושתם ונקבל את ניקוד ה-ICE שלנו ליוזמה. הכלי הזה מאפשר לנו להשוות יוזמות שונות ולתעדף ביניהן.
נניח שאנחנו משווים בין בניית אתר בית או עמוד פייסבוק לעסק שלנו במטרה להגדיל את החשיפה שלנו:
ניתן לראות שציון ה-ICE של דף פייסבוק גבוה יותר ולכן כדאי לבחור ביוזמה הזו. מוזמנים להשתמש בטמפלייט הבא לתעדוף ICE"
מה בין תיעדוף לניהול זמן?
אני ורן שני אנשים יחסית עמוסים, שמשלבים בין קריירה לעשייה "חברתית" יותר, גם וגם של ממש. שנינו מסכימים שהמדד הכי חשוב הוא לא הזמן, אלא האימפקט של העשייה שלנו (I). אם נתפקס על העשייה שלנו ונבין באיזה דרך אנחנו יכולים להיות הכי משמעותיים, תמיד נוכל להתחיל עוד פרוייקטים ולהעמיס עלינו עוד אתגרים. זאת בניגוד לניהול רוחב הפס שלנו (הזמן).
כשאני בוחן האם להתחיל הרפתקאה חדשה אני כמעט אף פעם לא מקבל את ההחלטה לפי הזמן הפנוי שלי, אלא שואל את עצמי האם הפרוייקט או האתגר הזה משמעותי לי, והאם אצליח להיות בו משמעותי מספיק לאחרים. כך קיבלתי החלטות של תיעדוף הפודקאסט על זה על פני פרוייקטים אחרים, ותיעדפתי את צורת העבודה הספציפית הזו על פני דרכים אחרות. אם אנחנו באמת רוצים לעשות משהו, זמן לא יהווה מכשול, אלא התיעדוף של המשהו הזה על פני דברים אחרים.
להעמקה נוספת
5 דברים שאפשר ללמוד ממנהלי מוצר – רן ארז
קבלת החלטות עם נועה גנות
🫂לקבוצת הוואטספ השקטה שלי
צרו איתי קשר
music by https://scottholmesmusic.com