בואו נדבר על הפיל שבחדר, הדבר שהתרגלנו לשנוא – פידבק. חלקנו זזים באי נוחות לקראת שיחת משוב, חלקנו מרגישים חיצי ביקורת רבים מופנים לעברנו כל הזמן, וחלקנו פועלים בתרבות ארגונית רעילה ומלאת ביקורת. מי בכלל אוהב לקבל ולתת משוב? אבל למשוב יש כל כך הרבה אספקטים חיוביים, שאם מנוצלים בחוכמה ולטובה יכולים להיות המנוע העיקרי לצמיחה ושיפור עצמי בתוך הארגון.
בפרק אני וציפי רחמני, מנכ”לית BFOCUS ומומחית לחדשנות ניהולית, אספנו שלל של כלים לשכירים, עצמאיים ומנהלים כדי להשתמש ביתרונות של פידבק- גם מהצד שנותן משוב וגם מהצד המקבל. למדנו איך אפשר לעודד בחברה תרבות ארגונית של פרגון ושיפור עצמי, למה גם לא מנהלים צריכים לתת משוב ולמי, איך נותנים משוב אפקטיבי, איך מקבלים משוב, האם פידבק הוא רק הטקס השנתי של הערכת הביצועים, מה קורה אם אין לי מנהל או אני מנהל של עצמי, ולמה למרות הכל האחריות לצמיחה אישית היא שלנו.
אז בואו נעודד צמיחה אישית באמצעות תקשורת אפקטיבית יותר, בארגון ומחוצה לו 🙂
מהו משוב?
משוב (או פידבק) הוא תגובה על התנהגות או פעולה שאדם כלשהו עשה. משוב טוב אמור לקדם את האדם שמקבל אותו- האם הוא צריך להשתפר? מה היה טוב? ומה פחות? הוא יכול להיות על פעולה קטנה (כמו שטיפת כלים), או על התרחשות משמעותית יותר (מצגת, פרוייקט, פגישה).
פידבק הוא דו צדדי ומבוסס על שיח. אם אנחנו באים ברצון של לפתח את האדם שמולנו, היא צריכה להיות קרקע לשיחה פתוחה שבה שני הצדדים ממשבים ושני הצדדים מוערכים. זה אומר שבתהליך זה יש שיוויון מעמדות בין הממשב לממושב, והם מחליפים כל הזמן תפקידים.
אני שכיר, אני צריך לדעת להעביר משוב?
כדי לקבל תמונה מלאה על כל התפקוד שלנו אנחנו צריכים לקבל משוב היקפי– גם מהמנהלים, גם מהכפופים לנו, גם מהקולגות, גם מלקוחות וגם מצוותים מקבילים שאיתם אנחנו עובדים. תפקיד המשוב הוא לקדם את הממושב, ועין המנהל לא תמיד רואה הכל. בנוסף, אם אנחנו מקבלים משוב 360 (משוב היקפי, מכל מי שאנחנו באים איתו במגע), על בסיס ההנחה שמשוב הוא הזדמנות לשיח – גם לנו יש את ההזדמנות למשב את כל הגורמים איתם אנחנו עובדים.
חלקינו מתכווצים כשאנחנו חושבים על משוב, ומיד מקשרים זאת לביקורת. רבים מאיתנו לא יודעים לקבל אפילו משוב חיובי כי הם מחכים למכה שתגיע לאחריו (שיטת הסנדויץ’). אבל אם נתמיד ונפרגן לאנשים סביבנו על פעולות יוצאות מגדר הרגיל, נגיד להם תודה, נביע הערכה, כבר נוכל לשנות קצת את התחושות המעיקות ולהתחיל תרבות של פירגון הדדי. לאחר מספיק פעמים כאלה, הקולגות שאיתם אנחנו מרגישים יותר בנוח יוכלו לעכל גם משוב הפוך – של נקודות לשיפור, או מקרים שניתן ללמוד מהם.
זה גם יכול לפעול לצד ההפוך, של פיתוח תרבות רעילה שבה העובדים מרגישים תחת ביקורת תמידית. בתרבות זו אנחנו נרגיש מותקפים גם אם המטרה של הממשב טובה. ככל שנדע איך לתת ולקבל משוב בצורה אפקטיבית נוכל להימנע מסיטואציות כאלה. בפרק נתתי דוגמה לביקורת על התפקוד שלי שקיבלתי בשיחת מסדרון מול הכפופים לי והכפופים של הממשב, ואיך ניהלתי את הסיטואציה הלא פשוטה הזו כדי לקבל משוב אפקטיבי יותר. אנחנו יכולים להתרכז יותר בעצמנו – ברגשות שלנו, בפעולות שאנחנו יכולים לעשות כדי לקבל משוב אפקטיבי, מאשר בצד השני.
איך משוב יכול להיות אפקטיבי אם הוא ניתן פעם בשנה?
יש לעשות אבחנה בין משוב להערכת ביצועים – ארגון בדר”כ מחליט על תקופת משוב (למשל כל חצי שנה או כל רבעון), ובמסגרת תקופה זו נפגשים העובדים והמנהלים ומדברים על מה שקרה בתקופה זו – כפידבק כללי. אם מגיעים למשוב עם תכלית של “צריך לעשות זאת כל תקופה מסויימת” המשוב לא יהיה אפקטיבי, לא לצד המוערך ולא לצד המעריך.
בתרבות שמעודדת פידבק כל הזמן לעובדים יש יותר הזדמנות להשתפר ולצמוח. אין צורך לעשות ממשוב משהו גדול ולא טבעי, אלא הוא צריך להיות ממוקד ובזמן הנכון, והוא הבסיס ללמידה מעשיה ע”י מנטורים וע”י הסביבה בארגון שלנו. משוב צריך להיות צמוד לעובדות, וככל שאנחנו מחכים עם המשוב העובדות מיטשטשות ע”י רגשות, אנחנו כבר לא זוכרים את הפרטים במדוייק ומפספסים את המטרה.
בפרק סיפרתי על דוגמה למשוב תקופתי שניתן לי לפני שנים (הערכת ביצועים) שלהרגשתי לא היה מדוייק, אחרי פגישה שבה הצגתי אסטרטגיה שהקולגות והמנהלים שלי לא הסכימו איתה. המשוב שניתן לי היה שאני מקובע מחשבתית, אך היה רחוק מהאופן שבו תפסתי את עצמי. אם לא נקבל אינפוטים לאורך הדרך באופן תדיר ונגיע מופתעים לשיחת המשוב, יש יותר סיכוי שהעובדות יהיו מטושטשות. זה מסר גם למנהלים וגם לאלה שלא– לתת ולקבל משוב לעיתים תכופות, בצמוד לאירוע, בצורה היקפית לכל הקולגות שלנו.
עשה ואל תעשה – ממשב
משוב חייב להיות על התנהגות, מקרה, עובדות שאפשר לגבות אותן. לא ממשבים על האופי של האדם או על האדם עצמו. אנחנו לא חייבים למשב כל הזמן, אלא לבחור אירוע נקודתי ולמשב כמה שיותר קרוב לאירוע. המשוב צריך להיות מדוייק ולא כללי. לדוגמה – “ההרצאה הייתה מעולה!” זה לא מספיק, אלא מה בהרצאה היה כל כך טוב? כדי שנוכל לשחזר זאת בפעמים הבאות.
יש לבחור את התפאורה המתאימה לשיחה – אם המשוב שלילי יש לעשות זאת בארבע עיניים, אם המשוב חיובי – נפרגן בענק! החשיבות של ה”איך” גדולה מה”מה”. נפנה זמן לשיחה, נהיה רגועים, נכבד את האדם שעומד מולנו. אם אנחנו קובעים שיחות הערכת ביצועים תקופתיות במרווחים של חצי שעה, אנחנו נגיע עייפים ומותשים לשיחות האחרונות, והממושב ירגיש זאת.
עשה ואל תעשה- מקבל משוב
קודם כל, בהתאם לכלל של “לגלגל ולא להתגלגל” – האחריות היא בסופו של דבר עלינו. אל תצפו שמנהלים או קולגות ייתנו לכם משוב בנקודות קריטיות עבורכם, אלא תדרשו את המשוב הזה. זה לא תמיד קל, כי חלקינו חושבים שבקשת משוב מעידה על חולשה ועל תלותיות מוגזמת בדעת הסביבה. במינון הנכון, בבחירת הנקודות הקריטיות עבורנו בקשת המשוב מעידה על ההפך – על פתיחות, הרצון להתקדם, ללמוד, להתפתח, על לייפלונג לרנינג ו Growth Mindset. יש הבדל בין משוב לאישור חיצוני, שימו את הגבול שלכם ביניהם 
אנחנו צריכים להבין שהמשוב נועד בשביל הצמיחה העצמית שלנו, וזה כלי מאוד מרכזי שנמצא לרוב בתוך הארגון. בואו ננצל את זה לטובתנו, נהיה פתוחים וקשובים יותר, נבין את הביקורת, נסיק משמעויות, ונשתפר להבא וגם אין סיבה להיות מובכים ממשוב חיובי, זה בסה”כ אומר שאנחנו על הגל
ומה עושים אם אנחנו מנהלים את עצמנו?
התמונה של בעלי עסקים ועצמאיים היא קצת שונה. לרוב הם מנהלים את עצמם, הצוות שעובד איתם הוא די מצומצם ונקודת המבט שלו היא נקודתית. הצוות הוא לפעמים מורכב מפרילנסרים או עצמאיים בעצמם, כך שהם נמצאים בדיוק באותה הסיטואציה.
אבל לבעלי עסקים קיימים לקוחות שמשמשים כמראה הכי גדולה לביצועים שלנו. תוך כדי העבודה עם הלקוחות שלנו אנחנו יכולים לשים לב לאופן שבו הם מגיבים לנו, וזה ממש בסדר לבקש משוב מהלקוחות בדיוק באותו האופן שהיינו מבקשים משוב מהמנהל שלנו.
בנוסף, בעלי עסקים רבים פיתחו לעצמם רשת קשרים רחבה של קולגות. ציפי מציינת למשל את אור פלח ורחלי בן-עמרם שהתארחו בפודקאסט, שהן קולגות שעובדות לפעמים יחד ועוזרות אחת לשנייה להתכונן להרצאה, לסדנה.
גם הרשת החברתית וניתוח האנגייג’מנט עם הקהל שלנו יכול לעזור לנו במישוב נקודתי על רעיונות לאורך הדרך. ככל שנשקיע בתוכן ובמיתוג האישי שלנו נוכל לחזק את הקשר ביננו לבין הקהל שלנו, וכך לנצל זאת למשוב אפקטיבי יותר. הפידבק הכי גדול מהרשתות החברתיות הוא שהקהל שלנו הופך ללקוחות משלמים.
להעמקה נוספת
🫂לקבוצת הוואטספ השקטה שלי
צרו איתי קשר
music by https://scottholmesmusic.com